بهره وری
اگر در پایان روز کاری به شدت احساس خستگی و فرسودگی می‌کنید، لزوما به این معنا نیست که روزی سرشار از بهره وری داشته‌اید. بلکه ممکن است کاملا برعکس باشد.
در واقع، این فقدان بهره وری است که می‌تواند بسیار خسته کننده باشد. وقتی مفید و موثر باشید، زمان سریع می‌گذرد و خستگی ذهنی و احساس ناامیدی و بیهودگی وجود ندارد.
وقت خود را چگونه تلف می‌کنید؟
ابتدا باید متوجه شوید که وقت خود را چگونه و روی چه چیزی تلف می‌کنید. برای ایجاد تغییر باید بدانید که چه چیزی وقت شما را می‌دزدد.
برخی از عوامل ایجاد حواس‌پرتی و اتلاف وقت عبارتند از:
رسانه‌های اجتماعی
چت کردن با دوستان
تلفن‌های همراه و اعلان‌های آن
جلسات رسمی و غیررسمی
انجام همزمان چند وظیفه
می‌توانید از برخی از این عوامل به عنوان پاداش برای خود استفاده کنید. برای مثال، به خود بگویید که اگر پروژه خود را تا ساعت 10 صبح به پایان برسانید، می‌توانید 10 دقیقه در شبکه‌های اجتماعی وقت بگذرانید.
خود را بشناسید
چگونه کار می‌کنید؟
به یک شناخت نسبی از خود نیاز دارید تا بدانید چگونه کار می‌کنید و در چه شرایطی بهره وری بیشتری دارید.
برای مثال، این سوالات را در نظر بگیرید. در چه شرایطی بهتر کار می‌کنید؟
اواخر شب یا صبح زود؟
احاطه شده با افراد یا در محیطی با تعداد نفرات کم؟
در محیط پر سر و صدا یا ساکت؟
تحت فشار و ضرب الاجل یا با برنامه و زمان کافی؟
به طور تیمی یا به تنهایی؟
طوفان فکری یا ایده‌های خود؟
لیست وظایف خاص یا پیدا کردن راه‌حل برای اهداف گسترده؟
با دستورات جزئی و دقیق یا با خلاقیت و دستورالعمل‌های کلی؟
پاسخ به هر یک از این سوالات می‌تواند به شما کمک کند متوجه شوید در چه زمان و مکان و شرایطی بهره وری بیشتری می‌توانید داشته باشید. اگر شب‌ها بهتر می‌توانید کار کنید توصیه‌های پنج صبحی‌های موفق برای شما مناسب نخواهد بود.
اینکه چطور و در چه شرایطی کارآمدتر هستید اصلا مشکلی ندارد. افراد یکسان نیستند. شما باید شرایط خود را بشناسید و از آن به نفع خود استفاده کنید.
برای خود سررسید تعیین کنید.
سررسید به شما می‌گوید که چقدر زمان دارید تا روی چیزی کار کنید. یک پروژه می‌تواند یک یا چند سررسید داشته باشد.
به سررسیدها اینطور نگاه کنید:
اهداف
سررسیدها اهداف شما هستند که برای موفقیت ضروری اند. به پایان رساندن سررسیدها می‌تواند شما را به پاداشی که برای خود تعیین کردید برساند. پاداشی مانند استفاده از شبکه‌های اجتماعی یا وقت گذراندن به شیوه دلخواه خود.
انگیزه
وقتی هیچ دلیل دیگری برای انجام یک کار ندارید، سررسیدها می‌تواند انگیزه‌بخش باشد. سررسیدها می‌توانند شما را برای انجام کار ترغیب کنند.
واقعیت
دنیای واقعی اینگونه کار می‌کند. همانطور که حقوق شما یک ضرب‌الاجلی برای پرداخت دارد، کار شما هم همینطور است.
رهایی
این پروژه تا ابد نیست. این فکر یک احساس رهایی در شما ایجاد می‌کند که پروژه‌های سنگین و سخت برای ابد قرار نیست بمانند. این انگیزه‌ای برای انجام سریع‌تر آن است.
بهتر است برای هر بخش از کار خود یک مهلت سررسید تعیین کنید. این به شما در بهره وری بیشتر و اتلاف وقت کمتر کمک می‌کند.
فقط در جلساتی شرکت کنید که شرکت در آن اجباری است. هنگامی که گفتگو از موضوع اصلی خارج می‌شود از شرکت در آن خودداری کنید. اگر جلسات مشکلی جدی در بهره وری شما هستند، این موضوع را با مدیران مطرح کنید.
صندوق ورودی خود را خلوت کنید.
چند بار در روز ایمیل‌های خود را چک می‌کنید؟ هرچه چک کردن ایمیل‌ها را محدود کنید، سطح استرس را کاهش می‌دهید. هنگامی که استرس کمتری را تجربه کنید، بازدهی بیشتری خواهید داشت و موفقیت بیشتری را تجربه می‌کنید.
میز خود را مرتب نگه دارید
مدیران و کارمندانی که میز و دفاتر نامرتبی دارند، اغلب ادعا می‌کنند این نشانه‌ی بهره وری است! اما حقیقت متفاوت است.
بی‌نظمی کاهش‌دهنده بهره وری است. زمانی که برای پیدا کردن یک شی گمشده تلف می‌کنید، می‌تواند صرف انجام یک کار مهم شود.
کاری که می‌توانید انجام دهید این است که میز خود را از اقلام غیرضروری تمیز کنید. فقط چیزهایی را که نیاز دارید روی میز نگه دارید. اگر پروژه‌ای تمام شده است یا در حالت تعلیق است، اقلام مربوط به آن را روی میز یا اطرافتان قرار ندهید.
هر چیزی که در حال حاضر روی آن کار نمی کنید، باید بایگانی یا ذخیره شود تا زمانی که به آن نیاز داشته باشید.
به خود استراحت دهید.
مغز و بدن شما خسته می‌شود. چه یک کار فیزیکی انجام دهید چه پشت میز نشسته باشید (که اغلب خسته‌کننده‌تر است)، حفظ تمرکز روی یک چیز برای چند ساعت مقدار زیادی انرژی از شما مصرف می‌کند.
برخی مطالعات پیشنهاد می‌دهند پس از 52 دقیقه کار، 17 دقیقه استراحت کنید. برخی دیگر پیشنهاد می‌دهند 90 دقیقه کار کنید، سپس استراحت کنید.
اگر فقط در زمان‌های خاصی اجازه استراحت دارید (مانند تایم ناهار) به این بهانه‌ها استراحت کنید:
حرکات کششی
نوشیدن آب
استفاده از سرویس بهداشتی
خاموش کردن صفحه نمایش و تنفس عمیق برای چند دقیقه
ماساژ شقیقه‌های خود
البته نباید از استراحت به عنوان بهانه ای برای کار نکردن استفاده کنید. در عوض، از آن برای بهتر و سازنده‌تر کار کردن استفاده کنید.
برای فردا آماده شوید.
ساعات اولیه صبح به طور معمول زمانی است که ذهن شما خلاقیت بیشتر و تنبلی کمتری دارد. آن را صرف چه چیزی می‌کنید؟
تهیه لیست کارهای روزانه
پاسخگویی به ایمیل‌های دیروز
برگذاری جلسات
یا به عبارتی، کارهایی که برای انجام آن نیاز به خلاقیت زیادی ندارید.
وقتی هر روز را با آمادگی برای روز بعد به پایان برسانید، از اتلاف ساعات اولیه صبحگاهی یک روز پرکار خودداری می‌کنید. در بهترین حالت، 20 تا سی دقیقه آخر روز را با این کارها به پایان برسانید.
رسیدگی به ایمیل‌ها
تعیین اینکه چه قسمتی از پروژه ناتمام مانده است.
نوشتن وظایف و دستورالعمل‌های واضح و مشخص برای روز بعد
مرتب کردن میز کار خود
تحرک داشته باشید
نشستن در یک مکان و کم‌تحرکی یکی از عوامل کاهش بهره‌وری است.
تحرک و حفظ فعالیت بدنی در طول روز علاوه بر افزایش بهره وری به سلامت روان شما نیز کمک می‌کند. همچنین شما را از خستگی جسمی که می‌تواند موجب خستگی ذهنی شود دور نگه می‌دارد. مغز شما را فعال نگه می‌دارد، استرس و احساسات منفی را کاهش می‌دهد، به شما کمک می‌کند تمرکز کنید و باعث افزایش اعتماد به نفس و انرژی شما می‌شود.
بسیاری از کارمندان زمان زیادی را پشت میز نشسته می‌گذرانند، اما با تنظیم یک تایمر روی تلفن یا ساعت خود، می‌توانید زمان‌هایی را برای حرکات کششی قرار دهید.
مصرف کافئین و شکر را به حداقل برسانید
نوشیدن قهوه و چایی در دفتر کار امری رایج است. شاید این تنها دلیلی است که افراد می‌توانند از جای خود بلند شوند و کمی قدم بزنند.
کافئین بیش از حد شما را خواب آلود می‌کند و باعث اضطراب و استرس می‌شود. همچنین سیستم گوارش شما را مختل می‌کند و منجر به اعتیاد می‌گردد.
جایگزین‌های سالمی برای کافئین و شکر وجود دارد. یکی از آن‌ها که همیشه در دسترس و رایگان است آب است. آب برای عملکرد بهینه بدن شما بسیار مهم است. یک بطری آب همراه داشته باشید و در صورت نیاز به تحرک، می‌توانید هرچند وقت یکبار آن را خالی کنید.
از فناوری به نفع خود استفاده کنید.
اگر با حواس‌پرتی و عوامل اتلاف وقت درگیر هستید، از برنامه‌ها و اپلیکیشن‌هایی که برای این کار طراحی شده‌اند استفاده کنید.
برنامه‌هایی وجود دارند که دسترسی شما را به وبسایت‌ها و رسانه‌های اجتماعی محدود می‌کنند.
گفتگوی درونی منفی را متوقف کنید.
یکی از دلایل بزرگ عدم بهره وری، استرس و ناتوانی در مدیریت آن است. برخی استرس‌ها را نمی‌توانید کنترل کنید، اما احتمالا بسیاری از آن‌ها را خودتان برای خودتان ایجاد می‌کنید. وقتی با انبوهی از کارها روبه‌رو می‌شوید به خود چه می‌گویید؟ آیا گفتگوی درونی شما با خود یک گفتگوی منفی است؟
«خیلی کار سرم ریخته!»
«باید این کار و آن کار را کامل کنم. ابتدا باید چکار کنم و چگونه شروع کنم؟»
جمله اولی استرس بیشتری را به شما منتقل می‌کند، اما جمله دومی درک آسان‌تری از وظایفتان به شما می‌دهد.
نمی‌توانید تعداد کارهایی را که باید انجام دهید کنترل کنید، اما می‌توانید نحوه تفکر خود در مورد آن را کنترل کنید.
ایجاد لیست کارها
یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید به شما کمک می‌کند سازماندهی بیشتری داشته باشید و وظایف خود را اولویت‌بندی کنید. برای تهیه لیست کارهای خود این سوالات را از خود بپرسید.
چه کارهایی ضروری هستند؟
این کارها ممکن است وظایف بزرگی نباشند، ممکن است چیزهای کوچکی باشند که قبل از شروع پروژه بزرگ باید آن‌ها را در نظر گرفت.
در مرحله بعد باید چه کرد؟
وظایف به چه ترتیبی باید انجام شوند؟
همه این وظایف ممکن است به یک اندازه مهم باشند، اما برخی چیزها براساس وظایف دیگر ساخته می‌شوند.
چه کاری می‌تواند به تعویق بیفتد؟
اگر می‌بینید که برخی کارها هفته به هفته انجام می‌شوند، بررسی کنید که می‌توان آن‌ها را حذف کرد یا خیر. اگر این مدت به تعویق افتاده‌اند آیا مهم‌اند؟
وظایف غیرضروری را به دیگران محول کنید.
کاری را که به بهترین شکل انجام می‌دهید برای خود نگه دارید و بقیه را به دیگران بسپارید. کارهای دیگر را برون‌سپاری کنید.
از نگارش بیانیه‌های مطبوعاتی تا جمع‌آوری داده‌های بازار، اگر شخص دیگری می‌تواند این کار را سریع‌تر، بهتر یا ارزان‌تر از شما انجام دهد، چرا اجازه ندهید؟
از زمان‌های مرده استفاده کنید.
اگر در سفر هستید، یا در مسیر رفت و برگشت به محل کار، از تلفن همراه خود برای انجام کارها استفاده کنید و زمان‌های مرده را سازنده کنید.
به جای اینکه آن پروازهای طولانی یا سفرهای قطار را بیهوده تصور کنید، آن صندلی را به یک فضای کاری خصوصی و متمرکز تبدیل کنید، بدون وقفه در دنیای عادی.
وقت طلاست
تعجب می‌کنید اگر بدانید چقدر زمان در روز تلف می‌کنید. چک‌کردن ایمیل‌ها، خیره‌شدن به بیرون از پنجره، گفتگو با کارمندان همگی دقایق ارزشمندی هستند که تلف می‌شوند. این دقایق به ساعات تبدیل می‌شود و پیش از آنکه بدانید روز را به پایان رساندید.
از تقویم استفاده کنید تا زمان دقیقی که برای انجام کارها صرف می‌کنید را محاسبه کنید.
بخوابید.
این یکی کوتاه و ساده است، اما به طرز شگفت انگیزی نادیده گرفته شده‌است: به اندازه کافی بخوابید. کمبود خواب باعث ایجاد مه مغزی در هنگام بیداری می‌شود.
خواب ناکافی (و رژیم غذایی نامناسب) عملکرد مغز شما را در ساعات بیداری دشوار می‌کند. شما از اختلال در توانایی تصمیم گیری، فراموشی، ناتوانی در تمرکز، فقدان تفکر خلاق و حل مسئله و احساس عمومی سردرگمی و تحریک پذیری رنج می‌برید.
اگر شب زنده‌دار باشید این برای شما سخت است، اما خواب شب واقعا مهم است.
انجام همزمان چند کار را متوقف کنید.
این یک حقیقت است، هیچکس نمی‌تواند چند کار را همزمان انجام دهد. دلیل آن این است که:
انجام همزمان چندکار از لحاظ فیزیولوژیکی غیرممکن است. مغز شما نمی‌تواند چندکار را همزمان انجام دهد. این کار استرس بیشتری را به شما وارد می‌کند و پس از مدتی به مغز شما آسیب می‌زند.
هنگامی که چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهید ممکن است کمی تقلب کنید و کارها را سرهم‌بندی کنید. هرچه وظایفتان پیچیده‌تر باشد، احتمال پرش به عقب و جلو و انجام اشتباه کارها بیشتر می‌شود. به عبارت دیگر، کیفیت را فدای کمیت می‌کنید.
انجام همزمان چند کار خلاقیت را کاهش می‌دهد، چون تمرکزی وجود ندارد. مغز شما در این حالت قادر به ایجاد ارتباطات خلاقانه براساس حافظه یا تمرکز آزاد نیست. در این شرایط مغز شما فرصتی برای طوفن فکری پیدا نمی‌کند.
خستگی ذهنی که بعد از انجام همزمان چندوظیفه احساس می‌کنید نشانه بهره وری نیست. وقتی روی یک وظیفه تمرکز کنید، کار بیشتری انجام می‌دهید.
در پایان
بخش بزرگی از سازنده بودن، خودارزیابی است.
اگر مستعد حواس پرتی یا به تعویق انداختن کارها هستید، نگران نباشید. با برنامه ریزی بهتر، ابزارهای بهتر و مراقبت از خود، همه ما می‌توانیم در زمان ارزشمند خود صرفه جویی کنیم و یاد بگیریم که در کار واقعاً سازنده باشیم.
منبع
دیدگاه خود را ثبت کنید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.